固定資產(chǎn)管理：主要環(huán)節(jié)

李予寧

固定資產(chǎn)全生命周期的運行主要包括采購、合同簽訂、調(diào)劑轉移、使用、維修、報廢、效益分析等環(huán)節(jié)，要實現(xiàn)精細化，每個環(huán)節(jié)都要考慮流程設計、責任分工、涉及的表單、財務活動這幾項內(nèi)容。

采購環(huán)節(jié)在采購環(huán)節(jié)，應當注意幾個問題：第一，每個環(huán)節(jié)都不可逾越，任務完成后自動推送到下個環(huán)節(jié)。第二，業(yè)務審批流信息可視化，每筆業(yè)務、每個崗位的辦理時間所有人可見，保證整個流程的執(zhí)行速度。第三，每個環(huán)節(jié)的表單都有唯一的編號，都由上一環(huán)節(jié)表單引用而來、在本環(huán)節(jié)增補信息后形成新的表單，表單的編號互相關聯(lián)，確保每個崗位都只能在職權范圍內(nèi)履責，不能越權。例如，采購辦根據(jù)“計劃表”，增補“供應商”、“單價”等信息后，生成“采購單”，采購單上物品的采購數(shù)量不得高于“計劃單”列示的數(shù)量，“驗收單”上的主要要素由“采供單”上自動引進來，庫房人員負責核對，逐項確認后，自動生成“驗收入庫單”。第四，出庫環(huán)節(jié)由庫房管理員生成固定資產(chǎn)卡片，打印并粘貼標簽。

合同環(huán)節(jié)合同環(huán)節(jié)流程相對較為簡單，基本不涉及到表單，主要是合同內(nèi)部流轉、文本審核到文本生成的過程。第一，設定合同模板，主要要素結構化。將醫(yī)院發(fā)生的主要合同類別分設模板，將乙方名稱、銀行賬號、價格、付款方式、質保規(guī)定等合同要素結構化。這樣，合同擬定部門不需要撰寫文本，只需要在系統(tǒng)內(nèi)填寫主要要素，合同審核部門也只需要依據(jù)醫(yī)院決議、招投標規(guī)定等對主要要素進行核實，審核通過后，合同文本自動生成。第二，和支付系統(tǒng)要對接。例如，在付款環(huán)節(jié)，甲方相關信息可以自動生成，出納不用錄入銀行賬號、款項用途等信息；首付款不得超過合同約定，維保記錄的完整作為維保費用支付的前提在支付系統(tǒng)中自動控制。第三，資產(chǎn)管理部門、驗收部門、財務部門都應該可以按照權限查詢合同檔案。

使用環(huán)節(jié)  使用環(huán)節(jié)主要是對固定資產(chǎn)各種產(chǎn)出數(shù)據(jù)的記錄和費用情況的記錄，不涉及流程設計。數(shù)據(jù)包括兩部分：第一，提取工作時間、工作量、收入、科研等產(chǎn)出數(shù)據(jù)。第二，歸集折舊、維修、保養(yǎng)等投入數(shù)據(jù)。

維修環(huán)節(jié)  維修環(huán)節(jié)的實時記錄，并定期對維修數(shù)據(jù)進行分析，對大設備維修保養(yǎng)方式的選擇和評價提供可靠的依據(jù)。

報廢環(huán)節(jié)  醫(yī)院固定資產(chǎn)的報廢需要有嚴格的條件限制，在固定資產(chǎn)使用壽命已滿，或使用壽命未滿但因經(jīng)營條件、技術進步、缺乏配件、自然災害等原因導致無法繼續(xù)使用的，才可以申請報廢。報廢首先應由業(yè)務科室提交申請，由資產(chǎn)管理部門組織相關論證再按照權限進行批準或上報。

效益分析環(huán)節(jié)  如果說上述幾個環(huán)節(jié)是從實物維度對固定資產(chǎn)進行管理，那么效益分析環(huán)節(jié)則是從價值維度對固定資產(chǎn)進行管理，無論在固定資產(chǎn)購入前、使用中和使用后均需進行效益分析，作為購買決策、維保方式選擇、效益評價和更新時機選擇的依據(jù)。